Vertragsverwaltung mit Office 365 SharePoint Online​

Ein Vertragsmanagement hilft Ihnen dabei, auf einen Blick eine Übersicht über all Ihre abgeschlossenen Verträge zu bekommen. Außerdem können Sie hier gezielt danach sortieren, wann welche Verträge gekündigt werden können, sollen oder müssen.

Im Rahmen von vielen Potentialanalysen von mittelständischen Unternehmen ist mir aufgefallen, das Verträge häufig (wenn überhaupt) per Excel überwacht werden. Hierdurch kommt es oft dazu, dass der richtige Kündigungszeitpunkt verpasst oder das Abschließen von Folgeverträgen verpennt wird.

Da Office 365 bereits sämtliches Bordmaterial besitzt, um Verträge vernünftig zu verwalten, zeige ich Ihnen im Folgenden, wie man in Ihrem Logistikunternehmen ein Vertragsmanagement mit SharePoint darstellen kann.

Es gibt zahlreiche Funktionalitäten, die Sie mit Excel bereits sehr gut abbilden können. Wenn es aber beispielsweise um das gezielte Erfassen und Weiterverarbeiten von Leasingverträgen geht, bietet SharePoint einige Vorteile gegenüber einer Excel-Tabelle.

Mit SharePoint- (sowie auch mit Excel-Listen) können strukturierte Daten übersichtlich dargestellt werden. Die Grundfunktionalitäten wie Drop-down-Felder, das Filtern oder das Berechnen von Daten sind in der Anwendung sehr ähnlich. Zwar können Sie in Excel theoretisch auch Formulare für die Datenerfassung entwickeln, bei SharePoint ist dies allerdings deutlich komfortabler. Denn dieser Prozess kann automatisiert werden.

So können Sie all Ihre Leasingverträge inklusive Rabatten, Auslieferungsdatum, Laufleistung etc. übersichtlich darstellen.
Außerdem können Sie sie mit einer Fahrzeugkostenkalkulation verknüpfen.

Im SharePoint gibt es die Möglichkeit, einen zentralen Dokumentenordner zu verwenden. Die dort abgespeicherten Dateien können dann mit dem Vertragsmanagement verknüpft werden, sodass Sie einen direkten Zugriff auf die Vertragsdetails haben. Durch eine eindeutige Identifikation verliert der Link auch dann nicht seine Gültigkeit, wenn die Datei innerhalb von SharePoint verschoben wird.

Nutzen eines Vertragsmanagement
mit SharePoint

  • Alle Verträge übersichtlich auf einen Blick
  • Beliebige Listen- und Dokumentenstruktur möglich
    (wie in Excel!)
  • Aggregierung der monatlichen Beiträge
  • Berechnung beliebiger Formeln möglich
    (z.B. Umrechnung von Jahres- in Monatsbeiträge)
  • Automatische Berechnung von Laufzeitende und Kündigungsfrist
  • Unkomplizierter Versand der Kündigung
  • Unkomplizierte Vertragsverlängerung
  • Vertragsbearbeitung mit Workflow-Management (Automatische E-Mails an die richtige Abteilung)
  • Unmittelbare Vertragseinsicht durch Link zum Vertrag
  • Ordner und Dokumente vollständig durchsuchbar
Optimieren

SharePoint-Online

SharePoint ist ein sehr mächtiges Tool, welches aus meiner Sicht oft unterschätzt wird. Sobald Sie sich jedoch intensiver mit dem Tool beschäftigen oder das Tool professionell optimieren lassen, werden Ihnen die vielfältigen nützlichen Funktionalitäten bewusst werden.
Grundlegend können Sie diese Plattform nutzen, um Prozesse zu optimieren und um wieder Herr über die Dokumentenflut in Ihrem Unternehmen zu werden.

In der einfachen Variante von SharePoint kann der Benutzer beim Speichern von Dateien mit Hilfe von vordefinierten Feldern geleitet werden, um die Dateien strukturiert abzuspeichern. Um den Ablauf noch besser zu unterstützen, können die Eingabefelder zudem individuell angepasst werden.
Mit Hilfe von konfigurierbaren Spalten können Feldinhalte kombiniert oder berechnet werden. Beispielweise lässt sich mit SharePoint unkompliziert ein Vertragsmanagement aufbauen – so haben Sie alle Verträge übersichtlich auf einen Blick verfügbar. Auch hier gibt es eine übergreifende Dokumentensuche, mit der Sie innerhalb von Dokumenten nach Schlagworten suchen können.

Eine herausragende Möglichkeit, um SharePoint weiter zu optimieren, ist die Automatisierung des Vertragsmanagements. Per Workflow können Sie festlegen, welche Person bzw. welche Personengruppe zu welchem Zeitpunkt Dokumente zur Bearbeitung erhalten soll. So haben Sie alle relevanten Verträge im Blick und können sich gezielt auf die kritischen Vorgänge konzentrieren.

Individuelle Formulare dank Power Apps
Wem die Gestaltung der Standardformulare nicht ausreicht, kann diese mit Hilfe von Power Apps weiter anpassen. Power Apps bietet nicht nur den Vorteil, dass Sie die Formulare individuell designen können, sondern ermöglicht es außerdem, dass beim Verlassen von definierten Feldern individuelle Aktionen ausgelöst werden. So können Sie Aktionen definieren, wie beispielsweise, dass der Formularhintergrund rot eingefärbt werden soll, wenn eine Eingabe falsch ist oder fehlt.

Formulare

Voriger
Nächster

In der Standardansicht lassen sich einzelne Informationen bequem durch die Auswahl des gewünschten Datensatzes bearbeiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich die angezeigten Feldinhalte individuell zusammenzustellen, wobei die farbliche Darstellung mit dem Hauptdesign verknüpft ist. 
Wer gerne ein individuelles Design für die Eingabemasken abbilden und eventuell auch noch komplexere Berechnungslogiken verwenden möchte, der kann dies optimal mit PowerApps realisieren.

Workflow-Optimierung

Per Workflow können Aktionen gemäß zuvor definierter Regeln ausgelöst werden. Erreicht beispielsweise ein Fahrzeug seine maximale Laufleistung oder läuft ein Leasingvertrag in drei Monaten aus, dann kann der zuständige Mitarbeiter per E-Mail darüber informiert werden. Der Mitarbeiter kann daraufhin einen Link anklicken und sich die Details der entsprechenden Aufgabe anschauen, bearbeiten oder an einen anderen Mitarbeiter delegieren.
Zudem können Sie definieren, dass der Mitarbeiter beispielsweise wöchentlich eine Erinnerung zugesendet bekommt, solange der Status des Vertrages nicht auf “verlängert” oder “gekündigt” verändert wurde. Mithilfe von sogenannten Eskalationsmails oder monatlichen Reports kann die Geschäftsleitung über den Status der Bearbeitung informiert werden

Dokumentenemanagement (DMS) in Light

Wissen ist die entscheidende Kompetenz in den meisten Unternehmen und führt dementsprechend zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen.
Zum einen vergisst man selbst schnell die einzelnen Schritte einer Aufgabe, wenn man diese nicht täglich oder zumindest wöchentlich ausführt.
Zum anderen bietet ein strukturiertes Wissensmanagement die Möglichkeit, Wissen unkompliziert an neue Mitarbeiter weiterzugeben. Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, bleibt das Wissen weiterhin in Ihrem Unternehmen bestehen.

Der Erhalt des vorhandenen Wissens ist daher keine triviale Aufgabe. Gleichzeitig lohnt es sich in den meisten mittelständischen Unternehmen häufig nicht, ein extra Intranet für die interne Kommunikation bzw. für den Wissensaustausch einzurichten, da dies immer auch einen entsprechenden Pflegeaufwand mit sich bringt.

Selbst wenn mal ein Praktikant eine Anleitung in Word erstellt hat, verstaubt diese dann in den meisten Fällen in einem klassischen Ordner oder wird eventuell in einem der vielen Netzwerkordner abgelegt. Dann wiederum ist der Ordner bzw. die Datei über die Windows-Suche nur dann auffindbar, wenn zuvor ein eindeutiger Name vergeben wurde.

Eleganter ist ein zentraler Zugriff. Wenn jede Abteilung ihr erarbeitetes Wissen so ablegt und sortiert, dass alle darauf zugreifen können, dann kann das gesamte Unternehmen von diesem Wissensmanagement profitieren.

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